Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) ist:
DIALOGZENTRUM RHEIN-RUHR GMBH
Königsallee 98, 40212 Düsseldorf, Deutschland
Telefon: 0800 37 97 100 · Fax: 02129 37 447 42 · E‑Mail: dialog@dzr-r.de

2. Umfang / Begriffe

Wir informieren hier über Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb unseres Online‑Angebots. „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.

3. Verarbeitete Datenkategorien

• Bestands‑ und Kontaktdaten (z. B. Name, E‑Mail, Telefon)
• Kommunikationsdaten (z. B. Inhalte von Anfragen)
• Nutzungs‑ und Protokolldaten (z. B. Seitenaufrufe, Logfiles)

4. Zwecke & Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Daten zur Bereitstellung der Website, zur Kommunikation, zur Anbahnung/Erfüllung von Verträgen, zur IT‑Sicherheit und zur Fehleranalyse. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Anbahnung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Pflicht), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern erforderlich.

5. Hosting & Auftragsverarbeitung

Für den Betrieb der Website nutzen wir Hosting‑Leistungen (Infrastruktur, Speicher, Wartung, Sicherheit). Sofern Dienstleister als Auftragsverarbeiter eingesetzt werden, schließen wir entsprechende Verträge nach Art. 28 DSGVO.

6. Server‑Logfiles

Beim Besuch der Website können technische Daten in Server‑Logfiles verarbeitet werden (z. B. IP‑Adresse, Zeitpunkt, angeforderte URL, Statuscode, User‑Agent). Dies erfolgt zur Sicherstellung von Stabilität und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Logfiles werden regelmäßig gelöscht, sofern keine Aufbewahrung zu Beweiszwecken nötig ist.

7. Cookies & ähnliche Technologien

Wir setzen – soweit erforderlich – Cookies/ähnliche Technologien ein. Das Speichern/Auslesen von Informationen auf Endgeräten ist nach § 25 TDDDG grundsätzlich nur mit Einwilligung zulässig; Ausnahmen gelten u. a. für technisch notwendige Vorgänge (z. B. zur Übertragung einer Nachricht oder zur Bereitstellung eines ausdrücklich gewünschten Dienstes).

Im geprüften Website-Stand werden keine externen Statistik-, Marketing- oder Remarketingdienste geladen. Vor einer künftigen Einbindung werden diese Hinweise und die Einwilligungssteuerung entsprechend angepasst.

8. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per Formular, E‑Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO). Wir empfehlen, keine sensiblen personenbezogenen Daten unverschlüsselt zu übermitteln.

9. KI‑gestützter Chat

Auf dieser Website ist ein optionaler KI-gestützter Assistent für allgemeine Fragen zu Wahlbrief-Projekten eingebunden. Vor der ersten Eingabe weisen wir darauf hin, dass Sie mit einem KI-System kommunizieren. Antworten können unvollständig oder fehlerhaft sein. Der Assistent trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung. Verbindliche Angebote, Termine, Zusagen und Auskünfte erfolgen ausschließlich durch Mitarbeitende.

Der Chat wird erst nach Ihrer Bestätigung innerhalb des Chatfensters aktiviert. Ihre Nachrichten werden über einen Cloudflare Worker an die OpenAI-Responses-API zur Antwortgenerierung übermittelt. Der API-Schlüssel liegt ausschließlich als Worker-Secret vor. Bitte geben Sie keine Gesundheitsdaten, Zugangsdaten, Wählerlisten oder vertraulichen Kundendaten ein.

• Zweck: Beantwortung allgemeiner Fragen, Vorbereitung eines Projekts und auf ausdrücklichen Wunsch Anbahnung von Kontakt oder Angebot.
• Datenarten: Chat-Inhalte, technische Verbindungsdaten und bei ausdrücklicher Anfrage freiwillig angegebene Kontakt- und Projekteckdaten.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die aktivierte Chatnutzung; bei einer konkreten Angebotsanfrage zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen.
• Widerruf: Die Aktivierung gilt nur für die aktuelle Browsersitzung. Durch Schließen der Sitzung wird die Auswahl verworfen; bis dahin können Sie den Chat zurücksetzen und nicht weiter nutzen.
• Speicherdauer im Browser: Der Chatverlauf wird nach der technischen Anpassung nur im Sitzungsspeicher gehalten und mit dem Ende der Browsersitzung verworfen.

Der Worker fordert die OpenAI-Responses-API mit deaktivierter optionaler Antwortspeicherung (store: false) an. Nach der allgemeinen OpenAI-API-Dokumentation können bei Standardkonfiguration dennoch Abuse-Monitoring-Logs für bis zu 30 Tage verarbeitet werden, sofern für das konkrete API-Projekt keine strengeren Kontrollen aktiviert sind.

Die freiwillige OpenAI-Datenfreigabe ist für die verwendete API-Organisation deaktiviert; API-Inhalte werden nach den OpenAI-API-Bedingungen ohne ausdrückliche Freigabe nicht zum Modelltraining verwendet. Zero Data Retention oder Modified Abuse Monitoring sind für das Projekt nicht aktiviert. Cloudflare Workers Logs/Observability sind für diesen Worker deaktiviert; der Anwendungscode protokolliert keine Chat-Inhalte. Pseudonymisierte Zähler des Missbrauchsschutzes verfallen technisch nach spätestens rund 61 Minuten.

Nicht zu einem Vertrag führende reine Kontakt- und Angebotsanfragen werden spätestens sechs Monate nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine Einwilligung, Rechtsverteidigung oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht eine längere Speicherung erfordert.

10. Empfänger / Drittlandübermittlung

Beim KI-Chat sind technisch Cloudflare für den Worker-Betrieb und OpenAI für die Antwortgenerierung eingebunden. Weitere Empfänger richten sich nach der konkreten Anfrage, etwa dem E-Mail- und Hostingdienstleister.

Eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR kann bei beiden technischen Dienstleistern nicht ausgeschlossen werden. Die vertragliche Einbindung erfolgt auf Grundlage der geltenden Datenverarbeitungsbedingungen einschließlich der dort einbezogenen Standardvertragsklauseln, soweit diese für eine Übermittlung erforderlich sind.

11. Betroffenenrechte

Sie haben – im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen – das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

12. Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO). Die Übertragung erfolgt – soweit angeboten – TLS/SSL‑verschlüsselt.

13. Datenschutz im Wahlbrief‑Projekt (Hinweis für Kommunen)

Bei beauftragten Wahlbrief‑Projekten verarbeiten wir personenbezogene Daten regelmäßig als Auftragsverarbeiter für die Kommune. Details (Datenarten, Löschfristen, TOMs, Subdienstleister, sichere Übermittlungswege) werden im Projekt und in einem AV‑Vertrag nach Art. 28 DSGVO festgelegt.

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